Comment lire le clausier

Texte du Clausier Numérique Responsable V2.

Avant de présenter les clauses types pour chaque segment d'achats, il convient de rappeler les principales étapes d'un appel d'offre. Un appel d'offre est une procédure qui permet à un acheteur public ou privé de mettre en concurrence plusieurs fournisseurs potentiels pour un besoin donné.

Les étapes d'un appel d'offre sont généralement les suivantes :

1. Identification du besoin : définition du besoin et des spécifications techniques du produit ou du service recherché ;
2. Préparation du dossier d’appel d’offres : rédaction du cahier des charges et des documents de consultation, les critères d’évaluation, les instructions pour les soumissionnaires et les conditions contractuelles qui définissent les conditions et les critères de l'appel d'offre ;
3. Publication de l’appel d’offres : diffusion de l'avis de marché et de la publicité, qui annoncent l'opportunité d'affaire aux fournisseurs intéressés ;
4. Réception des offres : réception et analyse des offres des soumissionnaires intéressés, qui doivent respecter les exigences spécifiées et les modalités de l'appel d'offre ;
5. Évaluation des offres : choix du ou des attributaires du marché, selon les critères de sélection préalablement établis (qualité, prix, délais, …) qui incluent des évaluation techniques, financières et de conformité. Si nécessaire, des négociations peuvent être menées avec certains soumissionnaires pour clarifier ou améliorer les termes de l'offre ;
6. Attribution du marché : notification du marché et signature du contrat, qui formalisent la relation juridique entre l'acheteur et le fournisseur ;
7. Exécution du contrat et suivi des performances : Le fournisseur commence à fournir les biens ou services selon les termes du contrat. Un Suivi de l'exécution du contrat est réalisé régulièrement pour s'assurer que tout est livré ou réalisé conformément au contrat.

Ces étapes peuvent varier selon le type et la complexité de l'appel d'offre, ainsi que selon le cadre réglementaire applicable.

Le présent clausier type vise à aider les prescripteurs et les acheteurs à rédiger les documents de consultation et à évaluer les offres des soumissionnaires de manière rigoureuse et objective (étapes 1, 2, 5 et 7).

Pour chaque segment, il propose deux parties :

• Des critères attendus en phase amont d’un marché formulés sous forme de questionnaire visant à sélectionner et évaluer les soumissionnaires. Chaque critère présente autant que possible deux niveaux de satisfaction qui font aujourd’hui consensus au regard de la maturité du Marché : un premier niveau socle « Must have » et un second niveau plus ambitieux « Nice to have ». Le niveau « Must have » regroupe les éléments essentiels attendus dans la réponse. Le niveau « Nice to have » regroupe les éléments complémentaires appréciables qui renforcent et valorisent la réponse.
• Des exigences à satisfaire par les titulaires sur la durée de vie du marché à intégrer dans les documents contractuels qui fixent les clauses techniques nécessaires à l'exécution des prestations du marché (Cahier des Clauses Techniques Particulières - CCTP).

Bien entendu, tant les critères de sélection, le poids de ces derniers que les exigences à satisfaire sont à adapter aux spécificités et à la stratégie d’achat de chaque organisation.